Reduciendo los Gastos innecesarios en la empresa

Muchos pequeños y medianos empresarios deben recurrir a una serie de gastos que no estaban contemplados en los principios de sus negocios, inevitablemente cuando la empresa empieza a crecer y se necesita personal y a su vez se necesita correr con gastos que podrían ser “necesarios” para que el flujo de transacciones vaya en alza y así se llegue a un nivel de operatividad aceptable para la empresa.

Generalmente el problema que tenemos es la pregunta de que gastos debe correr la empresa para la maximización de las ventas de los bienes o servicios, que gastos de nuestros empleados debe asumir nuestra empresa en pro de las ganancias.

Es una tarea muy difícil sobre todo en una empresa grande que tenga varias sucursales, salas de venta o una flota de vendedores muy amplia, se torna complicado cuando también hay negocios con personas o empresas de países vecinos lo que ayuda a las ventas pero también merma las posibilidades del control directo a los subordinados en los cuales hay que confiar el pleno desenvolvimiento de las acciones que se les han encomendado.

Podemos observar que este tipo de beneficios o requerimientos que la empresa tiene, se deben de pensar concienzudamente, hay que tener mucha coordinación con departamentos de “Control Interno, Presupuestos, Auditoria y Contabilidad” que son los que manejan, supervisan y observan que no haya abusos ni excesos la distribución de beneficios como viáticos, bonos, vales de combustible, comunicación (WiFi o telefonía), etc.

Primero se debe determinar que beneficio es la prioridad para la empresa y empezar por poner un rango ya sea que se establezca departamentalmente, selectivamente o por funcionalidad, generalmente cuando se tiene una empresa que tiene que vender uno o más productos su flota de ejecutivos de ventas (minoristas y mayoristas) son los que necesitan el beneficio de los vales de combustible, o en el caso de una empresa que venda artículos grandes o tenga pedidos masivos también tiene que suministrar a sus camiones dichos vales, para el uso de estos se debe de:

  1. Trazar rutas específicas para cada vehiculo para que su consumo pueda ser medido semanal quincenal o mensualmente con el objetivo de tener un parámetro real y no se caigan en abusos.
  2. Llevar un control interno propio de los vales que lo son suministrados a cada vehiculo para mayor monitoreo de los mismos.
  3. Llegar a un acuerdo con la empresa de combustible para que se envié un detalle de vales suministrados a las personas de la empresa y revisar con el control interno de suministro de vales para ver que tanto los valores monetarios como galones cuadren, además de revisar que sean las mismas placas de esa manera se tendrá mayor control sobre el uso de los mismos.

El caso de los viáticos (es el efectivo con el cual nuestro empleado solventa sus necesidades cuando se le asigna un viaje de trabajo) es parecido y se debe de tener sumo cuidado de que no existan abusos y se debe pensar mucho en la manera de control, hay muchas pero destacamos las más eficientes:

  1. Tenga una hoja especifica una “bitácora de viaje” en la cual se midan incluso los kilómetros recorridos para ver el rendimiento por galón o litro de los vehículos que se usaron para el viaje, en el caso de que el vehiculo sea de la empresa, en donde podamos detallar, en que lugar estuvimos a que horas salimos y a que horas arribamos.
  2. Debe tener establecido por sondeos los lugares en donde por razones turísticas o de otra índole, los valores de la comida y transporte se incrementan o disminuyen dependiendo de la situación.
  3. Siempre se debe de provisionar un monto pequeño extra para cualquier eventualidad: llanta ponchada, falta de gasolina, falla de frenos, falla de caja de velocidad, etc. para que nuestro empleado pueda solventar tal problema.

En lo que respecta a la telefonía celular por parte de la empresa siempre existen abusos por lo mismo debe haber políticas férreas para el control de los gastos, se debe investigar las prestaciones de las diferentes compañías telefónicas, que ofrecen o que dejan de ofrecen, que cobertura tiene los planes adquiridos, que tipo de servicios (Internet, Mail, Redes Sociales, GPS, etc.) además de la clásica telefonía y mensajería (SMS) y cuales son sus recargos, por lo mismo propongo que estas medidas de control:

  1. Defina y delimite para que se usaran estos celulares, que cosas estarán contempladas como gasto de la empresa.
  2. Haga firmar a sus empleados una aceptación de obligaciones de la línea, donde los gastos no contemplados sean pagados por el empleado que haga uso de ellos.
  3. Trate de  buscar planes empresariales con llamadas ilimitadas durante todo el día entre todas o casi todas las líneas empresariales.

Con la accesibilidad a Internet se debe pensar en función del cargo desempeñado de la persona para que no pierda el tiempo sería bueno bloquear los accesos a foros de descarga gratuita y las redes sociales (twitter, facebook, my space, etc.) que son las paginas que son más buscadas por los trabajadores, en función de optimizar las horas hombre de cada empleado.

Cuando de papelería se trata, debe de haber un formulario para que se detalle las necesidades de cada departamento y si es posible de cada empleado (en el caso de que sean pocos) y así no se abuse del beneficio empresarial y estarían reduciendo los costos.

En cualquier caso de beneficios que la empresa otorga al empleado se deben delimitar parámetros y tener documentación que sustente las salidas de dinero necesarias. No es un trabajo fácil pero con políticas inteligentes es muy probable que se pueda salir adelante.

Mis mejores deseos de éxito.

Eduardo Orellana.

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